Desembolsos (Administrador)

Como administrador, você pode criar desembolsos individuais, gerenciar lotes de pagamento em massa e configurar ciclos de desembolso recorrentes para programas contínuos.

Desembolsos individuais

Para criar um único pagamento ou transferência:

1. Clique em Desembolsos → Novo desembolso.
2. Selecione o beneficiário.
3. Defina o valor (ou o item, no caso de transferências em espécie).
4. Escolha o método de pagamento (dinheiro, mobile money, vale, item em espécie).
5. Defina a data do desembolso.
6. Clique em Salvar.

Novo desembolso individual

Lotes de desembolso em massa

Os lotes permitem criar e gerenciar juntos grandes grupos de desembolsos — por exemplo, pagando de uma só vez todos os beneficiários inscritos em um programa.

Criar um lote

1. Clique em Desembolsos → Em massa → Novo lote.
2. Selecione o programa ou forneça uma lista de beneficiários.
3. Defina o valor por beneficiário (ou envie um CSV com valores variados).
4. Escolha o método de pagamento e a data programada.
5. Clique em Criar lote.

Criar lote em massa

O Scolah Compass gera registros de desembolso individuais para cada beneficiário do lote.

Sublotes

Se sua lista de beneficiários tiver grupos distintos (por exemplo, por localização ou tipo de domicílio), você pode dividir um lote em sublotes para atribuir a diferentes assistentes sociais ou agentes pagadores.

1. Abra um lote.
2. Clique em Criar sublote.
3. Defina os critérios de filtro (localização, atributo personalizado ou seleção manual).
4. Clique em Salvar sublote.

Ciclos de desembolso

Os ciclos são modelos de lote recorrentes para pagamentos regulares (mensais, trimestrais, etc.).

1. Clique em Desembolsos → Ciclos → Novo ciclo.
2. Defina a frequência (semanal, mensal, intervalo personalizado).
3. Vincule o ciclo a um programa e a um método de pagamento.
4. Clique em Salvar.

Cada vez que um ciclo é executado, um novo lote é gerado automaticamente.

Configuração de ciclo de desembolso

Verificação do orçamento na aprovação

Quando a agência está conectada ao Scolah Compass Resources e um programa está associado a uma linha orçamentária, aprovar um pagamento desse programa primeiro compromete o valor dele na linha. As páginas de desembolso e de lote mostram um painel Orçamento antes da aprovação: a linha, o valor, o saldo ainda disponível e o que vai acontecer.

• Dentro do orçamento: a aprovação segue e o valor fica comprometido.
• Acima do orçamento em uma linha que bloqueia: a aprovação é recusada e nada é comprometido. Peça ao financeiro para reforçar o orçamento ou transferir verba para a linha.
• Acima do orçamento em uma linha de aviso: você precisa informar um motivo. Só quem tem o direito Budget Override pode aprovar acima do orçamento; o motivo fica registrado junto com a aprovação.
• Moeda diferente: um pagamento em uma moeda diferente da linha orçamentária é recusado antes de qualquer envio.
• Liberação pelo financeiro: se a linha exigir que o financeiro libere o dinheiro, o pagamento aguarda a decisão.
• Resources indisponível: os pagamentos em linhas de aviso são aprovados e sinalizados, e registrados quando o Resources voltar. Os pagamentos em linhas que bloqueiam, ou que exigem liberação pelo financeiro, ficam aguardando.

Aprovar um sublote compromete apenas os pagamentos desse sublote. Os programas não associados a uma linha orçamentária são aprovados como antes, sem verificação de orçamento.

Depois da aprovação, o Scolah Compass mantém o orçamento em dia à medida que os pagamentos são efetuados, cancelados ou usados: veja Manter o orçamento em dia.

Verificação do estoque na aprovação

Quando um item em espécie está vinculado a um item do Scolah Compass Resources e o programa tem um armazém (veja Estoque com o Scolah Compass Resources), aprovar um pagamento em espécie primeiro reserva os bens nesse armazém. As páginas de desembolso e de lote mostram um painel Estoque antes da aprovação: cada item, o armazém, a quantidade solicitada e a quantidade disponível.

• Estoque suficiente: a aprovação segue e os bens ficam reservados para esses beneficiários. Um lote faz uma única reserva por item e armazém.
• Estoque insuficiente: a aprovação é recusada indicando o que falta, e nada é reservado. Não há exceção: peça ao responsável pelo armazém para reabastecer ou transferir bens para esse armazém.
• Resources inacessível: a aprovação fica aguardando. Os bens precisam estar reservados antes que um pagamento em espécie seja aprovado.

O armazém fica definido quando o pagamento é aprovado. Um programa pode direcionar alguns beneficiários para outro armazém por distrito, comunidade ou gênero; não importa quem entregue os bens, eles saem desse armazém.

Quando a entrega é confirmada, os bens saem da reserva, começando pelos de validade mais próxima, e o pagamento mostra os lotes entregues. Cancelar um pagamento, fechar o lote dele ou deixar o pagamento expirar devolve a reserva. Um pagamento atendido pelo Estoque nunca consome orçamento: o dinheiro foi gasto quando os bens foram comprados no Resources.

Liberação pelo financeiro

Algumas linhas orçamentárias exigem que o financeiro libere o dinheiro antes do pagamento. Quando um pagamento ou lote em uma dessas linhas é aprovado, o Scolah Compass o envia ao financeiro no Scolah Compass Resources e a aprovação fica aguardando: a página mostra Liberação pelo financeiro com quem enviou, quando, e cada linha envolvida. O pagamento não pode ser feito enquanto aguarda.

• Liberado: o Scolah Compass conclui a aprovação em nome de quem aprovou e registra quem liberou o dinheiro. Se essa pessoa perdeu o direito de aprovar nesse meio-tempo, a aprovação é concluída mesmo assim e as duas pessoas ficam registradas.
• Recusado ou expirado: a aprovação volta a ficar pendente com o motivo informado pelo financeiro, e o dinheiro retido na linha é devolvido. Aprovar de novo envia uma nova solicitação.
• Lembrar o financeiro: envia um lembrete ao financeiro no Scolah Compass Resources, no máximo uma vez a cada 24 horas. A página mostra quando o próximo lembrete será possível.
• Retirar solicitação: devolve o dinheiro retido e deixa a aprovação pendente de novo. Cancelar, excluir ou rejeitar um pagamento em espera, ou excluir o lote dele, também retira a solicitação.

Se a integração com o Scolah Compass Resources for desativada ou desconectada, as solicitações em andamento são retiradas e as aprovações que aguardavam o financeiro voltam a ficar pendentes e podem ser aprovadas normalmente.

Acompanhar confirmações

Em qualquer lote, clique em Status de confirmação para ver quais beneficiários já tiveram a entrega confirmada por um assistente social e quais ainda estão pendentes.

Itens não confirmados após a data de entrega esperada são sinalizados para acompanhamento.