Funções e permissões

Cada pessoa tem uma só função para toda a organização, e os espaços de trabalho que pode abrir. A função decide o que ela pode ver e alterar em cada espaço que abre. As funções são gerenciadas em Organização → Funções.

A página de funções

A lista mostra cada função com a descrição e quantas pessoas a têm. O Scolah Compass Resources vem com sete funções padrão; você pode adicionar suas próprias funções personalizadas ao lado delas.

Função	Em resumo
Administrador	Tudo, inclusive usuários, funções e configurações. Não pode ser alterada.
Responsável pelo orçamento	Gerencia os próprios orçamentos e gasta com eles
Aprovador financeiro	Faz lançamentos no razão, paga e desembolsa, e gerencia o financiamento
Solicitante	Cria despesas, adiantamentos e ordens de compra; vê só os próprios gastos
Gestor de estoque	Gerencia o estoque em todos os locais
Almoxarife	Gerencia o estoque nos locais atribuídos a ele
Leitor	Vê orçamentos, gastos, compras e estoque sem alterar nada

Adicionar ou alterar uma função

Clique em Nova função, ou abra uma função.
Dê a ela um Nome (cada nome só pode ser usado uma vez) e uma Descrição.
Marque as permissões dela na matriz de permissões.
Salve.

A mudança vale na hora para todos que têm a função. Cada função criada, alterada ou excluída fica nos Registros de auditoria.

Administrador não pode ser editada: sempre tem todas as permissões.
As outras funções padrão podem ser editadas, mas não excluídas.
Uma função não pode ser excluída enquanto alguém a tiver, um convite pendente a der ou uma regra de aprovação a citar. Antes, dê outra função a essas pessoas, retire o convite ou mude a regra.

É preciso a permissão Funções de escrita para alterar funções.

A matriz de permissões

Cada função tem uma linha por área, com uma caixa de Leitura e uma de Escrita. A escrita também permite ler a área. Algumas áreas têm extras abaixo da Escrita.

Área	A leitura permite	A escrita permite	Extras
Orçamentos	Ver orçamentos, linhas, revisões e realocações	Criar e editar orçamentos e linhas, enviá-los, ativá-los e encerrá-los, pedir revisões e realocações	Só os orçamentos que são dele: a escrita alcança só os orçamentos de que a pessoa é responsável. Passar uma linha do orçamento: aprovar um gasto além do saldo de uma linha.
Razão	Ver os lançamentos do razão	Fazer lançamentos manuais e seus estornos
Fontes de financiamento	Ver as fontes de financiamento	Adicioná-las e editá-las
Gastos	Ver as despesas, os adiantamentos e as liberações financeiras de todos. Sem ela, a pessoa vê só os próprios.	Criar despesas e adiantamentos, e comprovar os gastos de adiantamento	Pagar e desembolsar: registrar pagamentos, entregar o dinheiro dos adiantamentos e agir por outras pessoas
Relatórios	Ver os relatórios de orçamento e de estoque	(nenhuma)
Compras	Ver ordens de compra, compras diretas e fornecedores	Criar, enviar e receber ordens, registrar compras diretas, gerenciar fornecedores
Estoque	Ver itens, saldos e movimentações	Itens, locais, movimentações, transferências, contagens, ajustes, reservas e importações	Só nos locais atribuídos: a escrita cobre só movimentações, contagens, transferências e ajustes nos locais da pessoa, sem alterações no catálogo
Usuários	Ver os usuários	Adicionar, editar, suspender e remover usuários
Funções	Ver as funções	Criar, editar e excluir funções
Configurações	Ver as configurações do espaço	Editar as configurações e a identidade visual do espaço, as categorias de orçamento e o armazenamento, e criar espaços de trabalho
Regras de aprovação	Ver as regras de aprovação, e Todas as pendentes em Aprovações	Editar as regras, substituir aprovadores, definir o limite de quantidade dos ajustes de estoque
Integrações	Ver as chaves de API	Criá-las, rotacioná-las e revogá-las
Registros de auditoria	Ver os registros de auditoria	Arquivar e expurgar, definir o período de retenção

Quem pode fazer uma alteração é a permissão de Escrita da área. Se a alteração depois precisa de aprovação, e quem aprova, é definido por espaço de trabalho nas Regras de aprovação.

Com o que as funções padrão começam

L é Leitura, E é Escrita (que inclui a leitura). O Administrador tem todas as permissões, inclusive Passar uma linha do orçamento e Pagar e desembolsar.

Área	Responsável pelo orçamento	Aprovador financeiro	Solicitante	Gestor de estoque	Almoxarife	Leitor
Orçamentos	E, só os orçamentos que são dele	E, passar uma linha do orçamento	L	L	L	L
Razão	L	E				L
Fontes de financiamento	L	E				L
Gastos	E	E, pagar e desembolsar	E, só os próprios			L
Relatórios	L	L		L	L	L
Compras	E	E	E	E	E	L
Estoque	L	L	L	E	E, só nos locais atribuídos	L

Só o Administrador tem Usuários, Funções, Configurações, Regras de aprovação, Integrações e Registros de auditoria. O solicitante tem Gastos de escrita sem Gastos de leitura, por isso vê só as próprias despesas e adiantamentos.

Dar uma função

Em Usuários, você só pode dar uma função cujas permissões você mesmo tenha. Um administrador pode dar qualquer função.

Regras que valem para todos

Ninguém aprova a própria solicitação ou alteração, e uma pessoa decide no máximo uma etapa da mesma solicitação.
Um administrador pode decidir qualquer etapa de aprovação.
Um usuário suspenso ou desativado é barrado no login até ser reativado.