Fornecedores e ordens de compra

A área de compras aparece quando um espaço de trabalho tem o Orçamento e o Estoque ativos. O dinheiro é gasto uma única vez, quando os bens são comprados: receber os bens de uma ordem lança o custo na linha orçamentária dela, e distribuí-los depois nunca faz isso.

Fornecedores

Acesse Compras → Fornecedores e clique em Novo fornecedor. Informe o nome, a Pessoa de contato, o Telefone, o e-mail, o Endereço e a Identificação fiscal. Os administradores, os aprovadores financeiros e os gestores de estoque podem adicionar e editar fornecedores.

Emitir uma ordem de compra

Os administradores, os solicitantes, os responsáveis pelo orçamento, os aprovadores financeiros e os gestores de estoque podem emitir ordens.

1. Acesse Compras → Ordens de compra e clique em Nova ordem de compra.
2. Escolha o Fornecedor, a linha orçamentária a ser debitada (uma linha de um orçamento Ativo, não um título), onde os bens vão chegar (Entregar em) e a data em Previsto para.
3. Adicione uma linha por item com a quantidade e o Preço unitário. O total é calculado automaticamente.
4. Salve. A ordem fica em Rascunho e recebe a numeração PO-0001, PO-0002 etc.
5. Abra a ordem e clique em Enviar para aprovação. Você não pode editá-la enquanto ela aguarda.

Nova ordem de compra

Aprovação

Uma ordem segue a regra Ordem de compra das Regras de aprovação: as mesmas faixas das despesas, a menos que um administrador defina faixas próprias. Os aprovadores decidem em Aprovações. Quando a última etapa aprova, o total da ordem fica comprometido na linha orçamentária. As regras de excesso se aplicam: um orçamento Bloquear recusa a ordem, e em um orçamento Avisar um aprovador financeiro pode aprová-la com um motivo de exceção.

Receber os bens

Os bens podem chegar em várias entregas. Um almoxarife do local de entrega, um gestor de estoque ou um administrador:

1. Abre a ordem e clica em Receber bens.
2. Informa o que chegou em cada linha, com o número do lote e a data de validade dos itens controlados. Não é possível receber mais do que ainda falta.
3. Registra o recebimento.

Cada entrega entra no estoque pelo preço unitário da ordem e transforma essa parte do compromisso em despesa realizada. A ordem mostra Pedido, Recebido, Em aberto e cada entrega em Recebimentos. Ela fica Parcialmente recebida até tudo chegar e depois passa a Recebida.

Encerrar ou cancelar

• Encerrar ordem (aprovadores financeiros e administradores): não vai chegar mais nada. O que resta do compromisso volta para a linha orçamentária.
• Cancelar ordem (o solicitante ou um administrador): só enquanto nada tiver sido recebido. Tudo o que estava comprometido volta para a linha.