Aplicativo móvel

O aplicativo Scolah Compass Resources é para o trabalho feito longe da mesa do escritório: despesas com foto do recibo, aprovações e estoque em depósitos e pontos de distribuição. Ele usa a mesma conta e os mesmos dados do portal.

Conectar à sua organização

Na primeira vez que você abre o app, ele pede que você se conecte à sua organização. O app não tem cadastro e nunca cria uma organização: seu administrador cria a sua conta e depois passa para você um código QR ou o código da sua organização. Você pode se conectar de três maneiras:

Código QR: o jeito mais rápido. Toque em Escanear um código QR e escaneie o código da página Aplicativo móvel do portal Resources (veja abaixo). Você também pode abrir no celular um link enviado pelo portal; o app preenche tudo.
Código da organização: se a Scolah hospeda a sua organização, digite o código dela, por exemplo kesho. O app se conecta ao endereço da sua organização, kesho.compass.scolah.com.
Endereço do servidor: se a sua organização tem o Resources em um servidor próprio, digite o endereço que o administrador passou para você, por exemplo resources.sua-organizacao.org, ou cole o link.

O app verifica o servidor e mostra o nome e o endereço da sua organização, se a conexão é segura e se ele é Hospedado pela Scolah. Toque em Continuar para o login somente se for a sua organização. O app só se conecta a endereços seguros (https://).

Verificação de uma organização hospedada pela Scolah antes de conectar

Verificação do servidor da sua organização antes de conectar

Se o app mostrar Nenhuma organização se chama …, confirme o código com seu administrador.

Se ele disser que sua organização ainda não usa o Scolah Compass Resources, o código está certo, mas o Resources ainda não foi adicionado para sua organização. Fale com seu administrador.

Pegar o código QR no portal

No portal Resources, abra o menu abaixo das suas iniciais, no canto superior direito, e escolha Aplicativo móvel. A página mostra o código QR do seu servidor e da sua organização, os passos a seguir, Copiar link e Enviar o link para meu e-mail. Os administradores também podem usar Imprimir um cartaz para afixar no escritório. O código não contém nenhuma senha.

Se a página disser que o app ainda não consegue se conectar, o servidor precisa primeiro de uma atualização ou de um endereço seguro. Fale com seu administrador.

A página Aplicativo móvel no portal Resources

Trocar de servidor

A tela de login mostra o servidor acima do formulário, com Alterar. Depois de entrar, vá em Mais → Servidor → Trocar de servidor. Trocar de servidor encerra a sessão e apaga o que o app salvou para o servidor atual.

Login em uma organização hospedada pela Scolah

Entrar

Entre com o mesmo e-mail e a mesma senha do portal. O servidor aparece acima do formulário.

Verificação em duas etapas: se a sua conta usa, digite o código de 6 dígitos do app autenticador.
Senha temporária: se um administrador deu uma para você, o app pede primeiro que você escolha a sua. Ela precisa ter pelo menos 8 caracteres, com uma letra maiúscula, uma minúscula, um número e um de !@#$%^&*. O app marca cada regra enquanto você digita.
Esqueceu a senha: toque em Esqueceu a senha? para receber um link de redefinição por e-mail. Dependendo do servidor da sua organização, o link abre o app, onde você escolhe a nova senha, ou uma página web.
Ainda não adicionado: se a sua conta Scolah funciona, mas ninguém adicionou você ao Resources nesse servidor, o app avisa. Peça a um administrador do Resources para convidar você.

Digitar o código da verificação em duas etapas

Escolher a sua própria senha depois de uma temporária

Espaços de trabalho

Se você participa de mais de um espaço de trabalho, o app pergunta qual abrir e lembra a escolha. Para trocar, toque no nome do espaço em Início ou em Trocar em Mais.

O que você vê

As abas na parte de baixo dependem da sua função e dos módulos ativos no espaço de trabalho: Orçamento, Estoque ou os dois.

Função	Orçamento e Estoque	Só Orçamento	Só Estoque
Solicitante	Início · Despesas · Mais	Início · Despesas · Mais	Início · Mais
Almoxarife	Início · Estoque · Mais	Início · Mais	Início · Estoque · Mais
Gestor de estoque	Início · Estoque · Aprovações · Mais	Início · Mais	Início · Estoque · Aprovações · Mais
Responsável pelo orçamento, Aprovador financeiro	Início · Despesas · Aprovações · Mais	Início · Despesas · Aprovações · Mais	Início · Mais
Administrador	Início · Despesas · Estoque · Aprovações · Mais	Início · Despesas · Aprovações · Mais	Início · Estoque · Aprovações · Mais
Leitor	Início · Estoque · Mais	Início · Mais	Início · Estoque · Mais

Se a sua função não tem nada a fazer em um espaço (por exemplo, um almoxarife em um espaço só de Orçamento), o Início avisa e sugere trocar de espaço. Quando um administrador muda a sua função ou ativa ou desativa um módulo no portal, o app aplica a mudança na próxima vez que você abri-lo.

Veja Funções & Permissões para saber o que cada função pode fazer.

Despesas

A aba Despesas tem duas listas, Despesas e Adiantamentos, com filtros no topo. Os solicitantes só veem as suas; a equipe financeira e os responsáveis pelo orçamento veem as de todos e podem filtrar por Meus pedidos.

Registrar uma despesa

Toque em Nova despesa (em Despesas ou no Início).
Anexe primeiro o recibo: tire uma foto, escolha uma da galeria ou escolha um PDF. As fotos são reduzidas antes do envio; um arquivo pode ter até 10 MB.
Digite o valor (na moeda do espaço), escolha o orçamento e a linha orçamentária (só orçamentos ativos e linhas que aceitam gastos, com o que ainda está disponível), a quem foi pago e para quê.
Toque em Enviar para aprovação ou em Salvar rascunho para terminar depois.

Se a conexão cair antes de a despesa chegar ao servidor, o formulário continua aberto com seus recibos; tente de novo quando tiver sinal. Nada fica salvo no celular para ser enviado depois. Se o envio de um recibo falhar, tente de novo: a despesa não é criada duas vezes.

Em uma despesa, você acompanha as etapas de aprovação, anexa recibos, edita ou envia um rascunho, ou cancela enquanto ela não foi paga. A equipe financeira toca em Marcar como pago em uma despesa aprovada (valor, data, referência). Se o pagamento ultrapassar a linha orçamentária, o app mostra os números e pede um motivo do excesso, como no portal.

Uma nova despesa com a sua linha orçamentária

Adiantamentos a funcionários

Toque em Pedir adiantamento e informe o valor, a linha, a finalidade e a data até a qual você vai prestar contas.
Depois que a equipe financeira entregar o dinheiro, abra o adiantamento e toque em Adicionar gasto para cada compra, com o recibo (obrigatório no app), o valor, a data e a descrição.

O adiantamento mostra quanto você ainda tem a prestar contas ou quanto você tem a receber. A equipe financeira pode usar Entregar dinheiro, Registrar devolução quando o dinheiro volta ou Complementar quando o titular gastou mais. A equipe financeira aceita ou rejeita cada gasto no próprio adiantamento ou em Aprovações.

Um adiantamento a funcionário com o que falta prestar contas

Estoque

A aba Estoque tem três partes: Em estoque, Transferências e Contagens. Se você trabalha em mais de um local, escolha um no topo ou mantenha Todos os locais. Os leitores veem tudo; os almoxarifes só atuam nos locais atribuídos a eles, e os gestores de estoque e administradores atuam em todos.

Em estoque lista cada item com o que há em estoque e disponível, o mínimo e o próximo vencimento. Filtre por Abaixo do mínimo ou Vencendo. Toque em um item para ver a ficha: o saldo, o que está reservado e em trânsito, os lotes (primeiro a vencer, primeiro a sair) e as movimentações dos últimos 90 dias.
Escanear (no canto superior direito) lê o código de barras de um item e abre a ficha. Se nenhum item tiver esse código, o app avisa; pesquise pelo nome ou peça a um gestor de estoque para adicionar o código no portal.

O estoque disponível, com o que está abaixo do mínimo

A ficha de um item: saldo, lotes e últimos 90 dias

Registrar estoque

Toque em Registrar e escolha Receber estoque, Dar saída no estoque, Ajustar estoque, Nova transferência ou Iniciar contagem. Você também pode iniciar recebimentos, saídas e ajustes pela ficha de um item.

Escolha o local (já vem escolhido se você tiver só um).
Adicionar item: pesquise ou toque em Escanear. Informe a quantidade. Itens com lote pedem o número do lote; itens com validade pedem a data de validade quando o estoque entra. Um recebimento pode ter custo unitário.
Em um ajuste, escolha o motivo; é ele que define se o estoque sobe ou desce. Retirar estoque de um item com lote pede o lote em questão.
Em uma saída, você pode informar o programa, a finalidade e a subvenção.
Toque no botão na parte de baixo.

Uma saída é verificada antes de qualquer gravação. Se não houver estoque suficiente, as linhas com falta mostram o que está disponível; corrija-as ou toque em Dar saída no disponível. O estoque sai dos lotes que vencem primeiro, e um lote vencido nunca sai.

Um ajuste acima do seu limite não é lançado na hora: ele vai para um gestor de estoque, e o app mostra Enviado para aprovação. Se a conexão cair durante o envio, toque de novo; nada é registrado duas vezes.

Uma saída verificada antes de gravar, com uma linha em falta

Transferências

Nova transferência: escolha de onde sai e para onde vai o estoque, adicione os itens e toque em Enviar. O estoque sai na hora do local de origem e fica em trânsito.

As transferências para o seu local aparecem primeiro em A caminho para você. Abra uma e confira cada linha: altere a quantidade recebida se chegou menos e depois toque em Confirmar recebimento. O que faltar é baixado como perda em trânsito, e o app mostra quanto antes de você confirmar. Quem enviou, ou um gestor de estoque, pode cancelar uma transferência que ainda está a caminho; o estoque volta.

Contagens

Inicie uma contagem em um local: a folha lista cada item e lote que existe ali. Informe o que você contou; tudo é salvo enquanto você avança, então você pode parar e voltar depois. Filtre por A contar ou Contados. Quando todas as linhas tiverem um número, toque em Enviar contagem. Um gestor de estoque aprova a contagem (as diferenças viram ajustes) ou a devolve com um motivo, que o app mostra no topo. Só a pessoa que iniciou uma contagem pode preenchê-la.

Compras

Aparece quando um espaço de trabalho tem Orçamento e Estoque ativos. As ordens de compra são criadas no portal; o app serve para receber o que chega e para comprar no local.

Receber uma ordem de compra

Abra Mais → Ordens de compra ou Registrar → Receber uma ordem de compra na aba Estoque. A receber lista as ordens aprovadas que ainda têm mercadorias a chegar, as mais próximas primeiro; os almoxarifes veem as que são entregues nos seus locais. Pendente e Tudo mostram o restante.

Abra uma ordem e toque em Receber mercadorias.
Cada linha começa com o que ainda falta chegar. Altere se chegou menos ou deixe em branco para uma entrega futura. Itens com lote pedem o número do lote, e itens com validade pedem a data de validade.
Altere Recebido em se não for hoje, adicione uma observação e toque em Receber mercadorias.

O estoque entra pelo preço unitário da ordem, e o custo é registrado como gasto na linha orçamentária da ordem. Você pode receber só uma parte: o restante continua em aberto. A ordem mostra cada entrega, quem recebeu e quando. Se a conexão cair durante o recebimento, toque de novo em Receber mercadorias; a entrega nunca é registrada duas vezes.

Receber mercadorias em uma ordem de compra

Compra direta ou doação

Para mercadorias compradas ou doadas no local, sem ordem de compra. Toque em Registrar → Compra direta ou doação na aba Estoque ou no botão em Ordens de compra.

Escolha Comprado ou Doado.
Escolha o local para onde vão as mercadorias e, se houver, o fornecedor.
Em uma compra, escolha o Orçamento e a linha em Pago por. As doações não afetam o orçamento.
Toque em Adicionar item, informe a quantidade e, em uma compra, o custo unitário. O app mostra o total.
Toque em Registrar compra ou Registrar doação.

Se a compra ultrapassar a linha, o app mostra o que está disponível e pede um motivo do excesso, como no portal; uma linha que não pode ser ultrapassada recusa a compra.

Uma compra direta paga por uma linha orçamentária

Aprovações

A aba Aprovações lista tudo o que está aguardando a sua decisão, os mais antigos primeiro: despesas, adiantamentos a funcionários, gastos de adiantamentos, remanejamentos, pagamentos do Scolah Compass, ordens de compra e, para gestores de estoque, ajustes e contagens. O servidor só mostra pedidos cuja etapa atual é sua, nunca os seus próprios pedidos, nem um pedido em que você já decidiu uma etapa. A aba mostra quantos estão aguardando.

Abra um pedido para ver tudo o que você precisa para decidir (valor, linha orçamentária, recibos, etapas anteriores) e toque em Aprovar ou Rejeitar. O comentário é opcional ao aprovar; o motivo é obrigatório ao rejeitar, e o solicitante vê esse motivo.

Excesso na linha orçamentária: se aprovar fizer uma linha ser ultrapassada, o app mostra o disponível, este pedido e o que sobra depois. Um aprovador financeiro ou administrador pode aprovar com um motivo do excesso; os demais ficam sabendo quem pode. Se o orçamento não permitir excessos, a aprovação fica bloqueada.
Pagamentos a liberar (equipe financeira e administradores): pagamentos do Scolah Compass retidos para validação financeira. Abra um para ver o lote, os beneficiários, a linha e o prazo e depois toque em Liberar ou Recusar. Os que expiram em menos de um dia são destacados.
Contagens de estoque: só aparecem as linhas que diferem do esperado. Aprovar e registrar transforma as diferenças em ajustes; Devolver devolve a contagem para quem contou, com o seu motivo. Ninguém aprova a própria contagem ou o próprio ajuste.

Início

O Início mostra o que importa para a sua função: quantas aprovações estão aguardando você, quanto dos orçamentos ativos já foi usado e as linhas para acompanhar (funções de orçamento), pagamentos a liberar, adiantamentos em aberto, recibos pendentes e os painéis de estoque (abaixo do mínimo, vencendo, transferências a caminho, aprovações de estoque). Os solicitantes nunca veem os totais do orçamento. Arraste para baixo para atualizar.

Alertas

O sino no Início mostra quantos alertas você ainda não leu. São os mesmos alertas do portal: aprovações aguardando você, decisões sobre os seus pedidos, estoque baixo, lotes vencendo, transferências a caminho e linhas de orçamento que passam de 75, 90 ou 100 %. Toque em um alerta para marcá-lo como lido ou use Marcar todos como lidos.

A contagem é atualizada enquanto o app está aberto. As notificações push chegam em uma próxima atualização.

Configurações

Em Mais:

Idioma: English, Français ou Português, ou o idioma do celular.
Aparência: Claro, Escuro ou Sistema (a do celular).
Servidor: o endereço, o tipo, a organização e a versão do servidor.
Sair.

Sem conexão

O app funciona somente online. Você precisa de conexão para entrar, carregar as listas e registrar qualquer coisa; nada é registrado offline para ser sincronizado depois. Sem conexão, uma barra avisa que você está offline. Arraste para baixo para atualizar quando a conexão voltar.

Para ser mais rápido, o app guarda uma cópia de curta duração do que raramente muda (itens, locais, motivos de ajuste, fornecedores) e dos recibos que você já abriu. Saldos, orçamentos, pedidos e aprovações sempre vêm direto do servidor. A cópia é criptografada e apagada quando você sai.

Para administradores de uma instalação auto-hospedada

O app só se conecta por HTTPS com um certificado reconhecido publicamente. Uma instalação acessível apenas por http:// ou por endereço IP funciona no portal, mas não no app.
A equipe se conecta com o app das lojas: o código QR fica no portal, no menu abaixo das suas iniciais → Aplicativo móvel, e na aba Domínios da instalação no Scolah Compass Platform. Não é preciso nenhuma versão especial.
O código verifica o servidor primeiro. Se a página do portal disser que o app não consegue se conectar, atualize o Resources ou dê à instalação um domínio com HTTPS.
É preciso ter sido adicionado em Organização → Usuários no portal. Uma conta do Scolah Compass sozinha não basta.