Regras de Aprovação
Quem tem a permissão Regras de aprovação de escrita define quem aprova o quê, por espaço de trabalho, em Admin do espaço → Regras de aprovação. Cada ação que altera dados de Orçamento, Compras ou Estoque é um direito nesta página, em três abas:
| Aba | Direitos, por exemplo |
|---|---|
| Orçamento | Despesas, adiantamentos a funcionários, gastos de adiantamento, realocações, liberações financeiras, revisões orçamentárias, aprovação do orçamento, criar e editar orçamentos, financiamento das linhas, lançamentos e estornos no razão, pagamentos de despesas, dinheiro dos adiantamentos, categorias de orçamento, fontes de financiamento |
| Compras | Ordens de compra, compras diretas, receber mercadorias, encerrar uma ordem de compra, fornecedores |
| Estoque | Ajustes, contagens, transferências, receber uma transferência, entradas e saídas, encerrar uma reserva, saldos iniciais, itens, locais e almoxarifes, categorias de estoque e motivos de ajuste, configurações de estoque |
Uma aba só aparece quando o módulo dela está ativo; Compras exige Orçamento e Estoque. O trabalho de organização e de administração (usuários, funções, configurações, identidade visual, chaves API, registros de auditoria e esta página) nunca aguarda aprovação.
Como funciona
Seção intitulada “Como funciona”Esta página trata só de aprovações. Quem pode fazer uma alteração é definido na função da pessoa: a permissão de Escrita da área (veja Quem pode fazer uma alteração). A alteração só vale depois das aprovações definidas aqui. Nada é recusado por falta de aprovadores: a alteração aguarda, e os administradores são avisados (veja Quando ninguém pode aprovar ainda).
- Solicitações que já têm um estado pendente próprio, como despesas, adiantamentos, ordens de compra e transferências, aguardam nesse estado como antes.
- Qualquer outra alteração fica retida até ser aprovada, e então é aplicada em nome de quem a fez. Veja Alterações aguardando aprovação.
Alterações feitas com uma chave API, por exemplo pelo Scolah Compass, nunca ficam retidas.
A tabela de direitos
Seção intitulada “A tabela de direitos”Cada aba é uma tabela com uma linha por direito:
| Coluna | O que você define |
|---|---|
| Direito | A ação, com uma linha que diz o que ela cobre |
| Aprovações necessárias | Sem aprovação, ou de 1 a 5 aprovações, e a função que as dá: qualquer função, inclusive as personalizadas |
Altere quantas linhas quiser; as linhas alteradas ficam destacadas. Salvar 3 alteração(ões) (o botão conta as linhas alteradas) salva todas de uma vez; Descartar alterações as desfaz.
A última coluna abre o editor completo:
- Por valor… nos direitos que têm um valor (despesas, adiantamentos, gastos de adiantamento, realocações, liberações, revisões, aprovação do orçamento, ordens de compra, compras diretas, ajustes, contagens, transferências, lançamentos e estornos no razão, pagamentos de despesas e dinheiro dos adiantamentos). Use-o para as faixas.
- Pessoas nomeadas… nos outros direitos. Use-o para escolher pessoas específicas ou várias etapas.
Uma linha configurada no editor com mais de uma faixa ou etapa mostra um resumo, como “3 faixas de valor”, no lugar das duas listas. ← Todos os direitos volta para a tabela.
Alguns direitos recaem sobre algo que já foi aprovado, por exemplo registrar o pagamento de uma despesa aprovada. A linha deles avisa: uma segunda aprovação ali pode ser demais.
Quem pode fazer uma alteração
Seção intitulada “Quem pode fazer uma alteração”Fazer uma alteração exige a permissão de Escrita da área na função da pessoa, com os extras da função: almoxarifes só nos próprios locais, responsáveis por orçamento só nos orçamentos deles, solicitantes só nas próprias solicitações.
| Direitos | Feitos com |
|---|---|
| Despesas, adiantamentos, gastos de adiantamento | Gastos (escrita) |
| Pagamentos de despesas, dinheiro dos adiantamentos | Pagar e desembolsar (Gastos) |
| Criar, editar, enviar, ativar e encerrar orçamentos, financiamento das linhas, revisões, realocações | Orçamentos (escrita) |
| Lançamentos e estornos no razão | Razão (escrita) |
| Fontes de financiamento | Fontes de financiamento (escrita) |
| Categorias de orçamento | Configurações (escrita) |
| Ordens de compra, compras diretas, receber mercadorias, encerrar uma ordem, fornecedores | Compras (escrita) |
| Todos os direitos de Estoque | Estoque (escrita) |
As liberações financeiras são abertas pelo sistema; a linha delas mostra Aberto pelo sistema.
Regras iniciais
Seção intitulada “Regras iniciais”Um novo espaço começa com todos os direitos em 1 aprovação pela função da área:
| Área | Aprovado por |
|---|---|
| Orçamento, incluindo revisões orçamentárias e aprovação do orçamento | 1 aprovador financeiro |
| Compras | 1 aprovador financeiro; ordens de compra e compras diretas usam a regra de Despesa |
| Estoque | 1 gestor de estoque |
Coloque uma linha em Sem aprovação para a alteração passar na hora.
Os administradores podem aprovar onde quer que uma função seja pedida, então “2 aprovadores financeiros” pode ser um aprovador financeiro e um administrador. Ninguém aprova a própria alteração.
Uma linha avisa quando não pode ser cumprida hoje, por exemplo Hoje só 2 pessoas podem aprovar; fica aguardando quando uma delas é quem faz em uma linha que pede 2. Dê essa função a mais pessoas, ou diminua o número.
Um direito com valor tem uma lista de faixas. Uma solicitação usa a primeira faixa cujo teto (Até) cobre o valor dela: uma faixa “Até 5.000” cobre exatamente 5.000, e a seguinte começa acima disso. A última faixa não tem teto.
Uma faixa sem etapas significa sem aprovação: as solicitações dela passam na hora. Use-a para valores pequenos, por exemplo “despesas de 100 ou menos não precisam de aprovação”. Uma liberação financeira sempre precisa de alguém, então as faixas dela não podem ficar vazias.
O que “valor” significa:
- Revisões orçamentárias: quanto a revisão muda o total do orçamento, para mais ou para menos.
- Estoque: o valor do que é ajustado, contado de forma diferente do estoque existente, ou enviado. Quando nada indica quanto um item custou, vale a faixa mais alta.
Uma faixa tem até 5 etapas, seguidas em ordem. Cada etapa diz quem aprova e quantos precisam aprovar:
| Quem aprova | Quantos |
|---|---|
| Uma função: qualquer pessoa que a tenha, padrão ou personalizada (um administrador pode decidir qualquer etapa por função) | Qualquer um, ou Pelo menos… um número de pessoas diferentes |
| Pessoas específicas: pessoas que você escolhe (até 20) | Qualquer um, Todos, ou Pelo menos… um número |
| Responsável por este orçamento: o responsável pelo orçamento em uso (só Orçamento e Compras) | O responsável |
Abaixo de cada etapa, a página a descreve por extenso, por exemplo Todos os 5, Ama, Kofi, Efua, Yaw e Akosua, precisam aprovar.
Dentro de uma etapa, vota-se em qualquer ordem. Só podem ser escolhidas pessoas que podem abrir o espaço de trabalho e cuja função pode ler a área da aba: Orçamentos (leitura) em Orçamento, Compras (leitura) em Compras, Estoque (leitura) em Estoque.
Exemplo: todos precisam aprovar despesas grandes
Seção intitulada “Exemplo: todos precisam aprovar despesas grandes”Em Orçamento, linha Despesa, clique em Por valor…:
- Faixa 1, Até 5.000: uma etapa, Uma função, Aprovador financeiro, Qualquer um.
- Faixa 2 (acima disso): uma etapa, Pessoas específicas, marque os cinco aprovadores, Todos.
- Salvar alterações.
Uma despesa de 6.000 agora aguarda até que os cinco aprovem.
As regras que todos seguem
Seção intitulada “As regras que todos seguem”- Uma rejeição rejeita. As etapas seguintes são canceladas.
- Ninguém vota na própria solicitação ou alteração. “Todos” significa todos os outros.
- Cada pessoa vota uma vez em uma solicitação, mesmo entre etapas.
- As mudanças nesta página valem só para novas solicitações. Uma solicitação ou alteração retida mantém a regra sob a qual foi feita.
- Toda mudança em uma regra avisa os outros administradores, com o antes e o depois, e fica nos Registros de auditoria.
Seguir as despesas, e voltar à regra inicial
Seção intitulada “Seguir as despesas, e voltar à regra inicial”Ordens de compra e compras diretas usam a regra de Despesa até receberem a própria. Ajuste a linha delas, ou salve faixas nelas, para definir a própria; Usar as regras de Despesa as faz voltar.
Nas outras linhas, Padrão traz de volta a regra inicial.
Estoque: o limite de quantidade dos ajustes
Seção intitulada “Estoque: o limite de quantidade dos ajustes”A aba Estoque também tem o limite de quantidade dos ajustes: um ajuste com mais unidades do que este limite sempre precisa de ao menos uma aprovação (um gestor de estoque, se a faixa dele não tiver etapas), qualquer que seja o valor. Deixe vazio para não ter limite. Alterá-lo exige Regras de aprovação (escrita), e a mudança vale na hora.
Quando ninguém pode aprovar ainda
Seção intitulada “Quando ninguém pode aprovar ainda”Uma solicitação ou alteração cuja etapa tem poucas pessoas que podem aprová-la é salva mesmo assim. Ela aguarda, aparece como Travada em Aprovações → Todas as pendentes, e os administradores recebem um alerta. Para destravá-la:
- dê a função de aprovação a alguém, ou adicione um usuário que a tenha: as etapas por função contam quem tem a função agora;
- em uma etapa com pessoas nomeadas, use Adicionar uma pessoa ou Substituir aprovador em Todas as pendentes;
- ou altere a regra aqui para as novas solicitações.
Se alguém citado em uma faixa não é mais um usuário ativo, o editor avisa. As solicitações continuam funcionando enquanto houver aprovadores citados suficientes.