Décaissements (Administrateur)

En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des décaissements individuels, gérer des lots de paiement groupés et mettre en place des cycles de décaissement récurrents pour les programmes en cours.

Décaissements individuels

Pour créer un paiement ou un transfert unique :

1. Cliquez sur Décaissements → Nouveau décaissement.
2. Sélectionnez le bénéficiaire.
3. Définissez le montant (ou l’article pour les transferts en nature).
4. Choisissez la méthode de paiement (espèces, mobile money, bon, article en nature).
5. Définissez la date de décaissement.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Nouveau décaissement individuel

Lots de décaissement groupé

Les lots vous permettent de créer et de gérer ensemble de grands groupes de décaissements — par exemple, pour payer en une seule fois tous les bénéficiaires inscrits à un programme.

Créer un lot

1. Cliquez sur Décaissements → Groupé → Nouveau lot.
2. Sélectionnez le programme ou fournissez une liste de bénéficiaires.
3. Définissez le montant par bénéficiaire (ou téléchargez un fichier CSV avec des montants variables).
4. Choisissez la méthode de paiement et la date prévue.
5. Cliquez sur Créer le lot.

Créer un lot groupé

Scolah Compass génère un enregistrement de décaissement individuel pour chaque bénéficiaire du lot.

Sous-lots

Si votre liste de bénéficiaires comporte des groupes distincts (par exemple, par lieu ou type de ménage), vous pouvez diviser un lot en sous-lots à assigner à différents travailleurs sociaux ou agents de paiement.

1. Ouvrez un lot.
2. Cliquez sur Créer un sous-lot.
3. Définissez les critères de filtrage (lieu, attribut personnalisé ou sélection manuelle).
4. Cliquez sur Enregistrer le sous-lot.

Cycles de décaissement

Les cycles sont des modèles de lots récurrents pour les paiements réguliers (mensuels, trimestriels, etc.).

1. Cliquez sur Décaissements → Cycles → Nouveau cycle.
2. Définissez la fréquence (hebdomadaire, mensuelle, intervalle personnalisé).
3. Liez le cycle à un programme et à une méthode de paiement.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Chaque fois qu’un cycle s’exécute, un nouveau lot est généré automatiquement.

Configuration d'un cycle de décaissement

Vérification du budget à l’approbation

Quand l’agence est connectée à Scolah Compass Resources et qu’un programme est associé à une ligne budgétaire, l’approbation d’un paiement de ce programme engage d’abord son montant sur la ligne. Les pages de décaissement et de lot affichent un panneau Budget avant l’approbation : la ligne, le montant, ce qui reste disponible et ce qui va se passer.

• Dans le budget : l’approbation passe et le montant est engagé.
• Budget dépassé sur une ligne bloquante : l’approbation est refusée et rien n’est engagé. Demandez à la finance d’ajouter du budget ou de déplacer des fonds vers la ligne.
• Budget dépassé sur une ligne d’avertissement : un motif vous est demandé. Seules les personnes ayant le droit Budget Override peuvent approuver malgré le dépassement ; le motif est enregistré avec l’approbation.
• Devise différente : un paiement dans une autre devise que sa ligne budgétaire est refusé avant tout envoi.
• Libération par la finance : si la ligne exige que la finance libère les fonds, le paiement attend sa décision.
• Resources injoignable : les paiements sur des lignes d’avertissement sont approuvés et signalés, puis enregistrés quand Resources revient. Les paiements sur des lignes bloquantes, ou qui exigent une libération par la finance, attendent.

Approuver un sous-lot n’engage que les paiements de ce sous-lot. Les programmes non associés à une ligne budgétaire sont approuvés comme avant, sans vérification du budget.

Après l’approbation, Scolah Compass tient le budget à jour au fil des paiements, annulations et utilisations de bons : voir Garder le budget à jour.

Vérification du stock à l’approbation

Quand un article en nature est lié à un article de Scolah Compass Resources et que son programme a un magasin (voir Stock avec Scolah Compass Resources), l’approbation d’un versement en nature réserve d’abord les biens dans ce magasin. Les pages du décaissement et du lot affichent un panneau Stock avant l’approbation : chaque article, le magasin, la quantité demandée et la quantité disponible.

• Stock suffisant : l’approbation passe et les biens sont réservés pour ces bénéficiaires. Un lot réserve une fois par article et par magasin.
• Stock insuffisant : l’approbation est refusée avec ce qui manque, et rien n’est réservé. Il n’y a pas de dérogation : demandez au magasinier de réapprovisionner ou de transférer des biens vers ce magasin.
• Resources injoignable : l’approbation attend. Les biens doivent être réservés avant qu’un versement en nature soit approuvé.

Le magasin est fixé à l’approbation du versement. Un programme peut envoyer certains bénéficiaires vers un autre magasin selon le district, la communauté ou le genre ; quelle que soit la personne qui remet les biens, ils sortent de ce magasin.

Quand la remise est confirmée, les biens sortent de la réservation, date de péremption la plus proche d’abord, et le versement affiche les lots remis. Annuler un versement, clôturer son lot ou l’expiration du versement rend la réservation. Un versement géré par le Stock ne dépense jamais de budget : l’argent a été dépensé à l’achat des biens dans Resources.

Libération par la finance

Certaines lignes budgétaires exigent que la finance libère les fonds avant le paiement. Quand un paiement ou un lot sur une telle ligne est approuvé, Scolah Compass l’envoie à la finance dans Scolah Compass Resources et l’approbation attend : la page affiche Libération par la finance avec qui l’a envoyé, quand, et chaque ligne concernée. Il ne peut pas être payé tant qu’il attend.

• Libéré : Scolah Compass finalise l’approbation au nom de la personne qui a approuvé et enregistre qui a libéré les fonds. Si cette personne a perdu entre-temps le droit d’approuver, l’approbation est quand même finalisée et les deux personnes sont enregistrées.
• Refusé ou expiré : l’approbation reste en attente avec le motif de la finance, et les fonds réservés sur la ligne sont rendus. Approuver à nouveau envoie une nouvelle demande.
• Relancer la finance : envoie un rappel à la finance dans Scolah Compass Resources, au plus une fois toutes les 24 heures. La page indique quand la prochaine relance est possible.
• Retirer la demande : rend les fonds réservés et remet l’approbation en attente. Annuler, supprimer ou rejeter un paiement en attente, ou supprimer son lot, retire aussi la demande.

Si l’intégration Scolah Compass Resources est désactivée ou déconnectée, les demandes en cours sont retirées et les approbations en attente de la finance reviennent en attente et peuvent être approuvées normalement.

Suivre les confirmations

Depuis n’importe quel lot, cliquez sur Statut de confirmation pour voir quels bénéficiaires ont eu leur livraison confirmée par un travailleur social et lesquels sont encore en attente.

Les éléments non confirmés après la date de livraison prévue sont signalés pour suivi.