Rôles et permissions

Chaque personne a un seul rôle pour toute l’organisation, et les espaces de travail qu’elle peut ouvrir. Le rôle décide de ce qu’elle peut voir et modifier dans chaque espace qu’elle ouvre. Les rôles se gèrent dans Organisation → Rôles.

La page des rôles

La liste montre chaque rôle avec sa description et le nombre de personnes qui l’ont. Scolah Compass Resources est fourni avec sept rôles intégrés ; vous pouvez ajouter vos propres rôles personnalisés à côté.

Rôle	En bref
Administrateur	Tout, y compris les utilisateurs, les rôles et les paramètres. Ne peut pas être modifié.
Responsable de budget	Pilote ses propres budgets et dépense sur ceux-ci
Approbateur financier	Passe des écritures au grand livre, paie et verse, et gère les financements
Demandeur	Crée des notes de dépense, des avances et des bons de commande ; ne voit que ses propres dépenses
Gestionnaire de stock	Pilote le stock sur tous les sites
Magasinier	Pilote le stock sur les sites qui lui sont affectés
Lecteur	Voit les budgets, les dépenses, les achats et le stock sans rien modifier

Ajouter ou modifier un rôle

Cliquez sur Nouveau rôle, ou ouvrez un rôle.
Donnez-lui un Nom (chaque nom n’est utilisé qu’une fois) et une Description.
Cochez ses autorisations dans la matrice des autorisations.
Enregistrez.

La modification s’applique tout de suite à toutes les personnes qui ont ce rôle. Chaque rôle créé, modifié ou supprimé figure aux Journaux d’audit.

Administrateur ne peut pas être modifié : il a toujours toutes les autorisations.
Les autres rôles intégrés peuvent être modifiés, mais pas supprimés.
Un rôle ne peut pas être supprimé tant que quelqu’un l’a, qu’une invitation en attente le donne ou qu’une règle d’approbation le nomme. Donnez d’abord un autre rôle à ces personnes, retirez l’invitation ou changez la règle.

Il faut l’autorisation Rôles en écriture pour modifier les rôles.

La matrice des autorisations

Chaque rôle a une ligne par domaine, avec une case Lecture et une case Écriture. L’écriture permet aussi de lire le domaine. Certains domaines ont des options sous Écriture.

Domaine	La lecture permet	L’écriture permet	Options
Budgets	Voir les budgets, les lignes, les révisions et les réaffectations	Créer et modifier des budgets et des lignes, les soumettre, les activer et les clôturer, demander des révisions et des réaffectations	Seulement ses budgets : l’écriture ne porte que sur les budgets dont la personne est responsable. Dépasser le budget d’une ligne : approuver une dépense au-delà du solde d’une ligne.
Grand livre	Voir les écritures du grand livre	Passer des écritures manuelles et leurs extournes
Sources de financement	Voir les sources de financement	Les ajouter et les modifier
Dépenses	Voir les notes de dépense, les avances et les déblocages financiers de tout le monde. Sans elle, une personne ne voit que les siens.	Créer des notes de dépense et des avances, et justifier les dépenses sur avance	Payer et verser : enregistrer les paiements, verser les avances et agir pour d’autres
Rapports	Voir les rapports de budget et de stock	(aucune)
Achats	Voir les bons de commande, les achats directs et les fournisseurs	Créer, soumettre et réceptionner des commandes, enregistrer des achats directs, gérer les fournisseurs
Stock	Voir les articles, les soldes et les mouvements	Articles, sites, mouvements, transferts, inventaires, ajustements, réservations et imports	Seulement sur les sites affectés : l’écriture ne couvre que les mouvements, inventaires, transferts et ajustements sur les sites de la personne, sans modification du catalogue
Utilisateurs	Voir les utilisateurs	Ajouter, modifier, suspendre et retirer des utilisateurs
Rôles	Voir les rôles	Créer, modifier et supprimer des rôles
Paramètres	Voir les paramètres de l’espace	Modifier les paramètres et l’identité visuelle de l’espace, les catégories budgétaires et le stockage, et créer des espaces de travail
Règles d’approbation	Voir les règles d’approbation, et Tout ce qui est en attente dans Approbations	Modifier les règles, remplacer des approbateurs, régler le seuil de quantité des ajustements de stock
Intégrations	Voir les clés API	Les créer, les renouveler et les révoquer
Journaux d’audit	Voir les journaux d’audit	Archiver et purger, régler la durée de conservation

Qui peut faire une modification, c’est l’autorisation Écriture du domaine. Si la modification exige ensuite une approbation, et qui l’approuve, se règle par espace de travail dans les Règles d’approbation.

Ce que les rôles intégrés ont au départ

L veut dire Lecture, É Écriture (qui comprend la lecture). L’administrateur a toutes les autorisations, y compris Dépasser le budget d’une ligne et Payer et verser.

Domaine	Responsable de budget	Approbateur financier	Demandeur	Gestionnaire de stock	Magasinier	Lecteur
Budgets	É, seulement ses budgets	É, dépasser le budget d’une ligne	L	L	L	L
Grand livre	L	É				L
Sources de financement	L	É				L
Dépenses	É	É, payer et verser	É, les siennes seulement			L
Rapports	L	L		L	L	L
Achats	É	É	É	É	É	L
Stock	L	L	L	É	É, seulement sur les sites affectés	L

Seul l’administrateur a Utilisateurs, Rôles, Paramètres, Règles d’approbation, Intégrations et Journaux d’audit. Un demandeur a Dépenses en écriture sans Dépenses en lecture : il ne voit donc que ses propres notes de dépense et avances.

Donner un rôle

Dans Utilisateurs, vous ne pouvez donner qu’un rôle dont vous avez vous-même toutes les autorisations. Un administrateur peut donner n’importe quel rôle.

Règles qui s’appliquent à tous

Personne n’approuve sa propre demande ou modification, et une même personne décide au plus une étape d’une même demande.
Un administrateur peut décider n’importe quelle étape d’approbation.
Un utilisateur suspendu ou désactivé est refusé à la connexion jusqu’à sa réactivation.