Modifications en attente d'approbation

Quand les Règles d’approbation disent qu’un droit exige une approbation, vous pouvez quand même faire la modification. Elle est mise en attente et ne prend effet qu’une fois approuvée.

Les demandes qui ont leur propre état d’attente (notes de dépense, avances, dépenses sur avance, réaffectations, déblocages financiers, révisions, approbation du budget, bons de commande, achats directs, ajustements, inventaires et transferts) attendent dans cet état, sur leur propre page. Tout le reste, comme modifier un budget brouillon, passer une écriture, ajouter un fournisseur ou modifier un article, devient une modification en attente, décrite ici.

Faire une modification

Faites la modification comme d’habitude. Si elle exige une approbation, Resources la vérifie tout de suite, pour que vous voyiez une erreur maintenant plutôt que plus tard, puis affiche Envoyé pour approbation. Cela prendra effet une fois approuvé.

Rien n’a encore changé. Tout le monde, vous compris, voit encore l’enregistrement tel qu’il était. Ses approbateurs reçoivent une alerte et la trouvent dans Approbations.

Pendant l’attente :

• L’enregistrement affiche un bandeau : Une modification attend l’approbation, avec qui l’a faite et quand, et Voir pour l’ouvrir.
• Un enregistrement n’a qu’une modification en attente à la fois. Essayer de le modifier encore affiche Une modification attend déjà l’approbation. Attendez-la ou annulez-la d’abord.
• Ce que vous créez, comme un nouveau fournisseur ou article, n’apparaît dans sa liste qu’après approbation. Retrouvez-le dans Mes modifications.
• Une sortie de stock en attente réserve déjà le stock qu’elle prend, et une écriture en attente compte déjà sur sa ligne : personne d’autre ne peut utiliser ce stock ou cet argent entre-temps.

Mes modifications

À traiter → Mes modifications liste les modifications que vous avez faites et qui ont attendu une approbation, des plus récentes aux plus anciennes, avec leur Statut : En attente, Approuvé, Rejeté, Annulée ou Échouée. Filtrez par statut. Les administrateurs ont aussi Toutes les modifications, toutes celles de l’espace.

Ouvrez-en une pour voir :

• ce qu’elle change : chaque champ Avant et Après, ou, pour une création, les valeurs qu’elle aura ;
• le budget, la ligne ou le site concerné, et son montant le cas échéant ;
• le fichier utilisé, pour un import (Télécharger) ;
• son circuit d’approbation : chaque étape, qui a voté et qui doit encore voter.

Relancer les approbateurs

Sur une modification ou une demande que vous avez faite et qui attend encore, cliquez sur Relancer les approbateurs sous son circuit d’approbation. Les personnes qui peuvent décider l’étape en cours reçoivent une alerte. Vous pouvez les relancer une fois par heure.

L’annuler

Tant qu’elle est en attente, cliquez sur Annuler la modification. Rien n’est modifié et les approbateurs ne la voient plus. Un administrateur peut aussi l’annuler. Pour changer ce que vous avez demandé, annulez-la et refaites-la.

Approuver une modification en attente

Les approbateurs l’ouvrent depuis Approbations et voient la même vue avant/après. Ils l’Approuvent ou la Rejettent là, comme une demande. Personne n’approuve sa propre modification, et un refus la rejette.

La dernière approbation applique la modification au nom de la personne qui l’a faite. L’enregistrement garde la date où elle a été faite ; la date d’approbation est affichée à côté : Appliquée. Faite le 3 oct., approuvée le 5 oct. L’auteur reçoit une alerte quand elle est approuvée, rejetée ou annulée.

Quand une modification approuvée échoue

Une modification est vérifiée de nouveau au moment de son approbation. Si elle ne convient plus, rien n’est appliqué et elle est marquée Échouée, avec le motif. Par exemple :

• quelqu’un d’autre a modifié l’enregistrement après la demande : Cela a changé depuis la demande ; refaites-la ;
• le budget n’est plus actif, ou le stock ou l’argent n’est plus là.

L’auteur reçoit une alerte. Refaites la modification si elle est toujours utile.

Qui peut la faire, et quand des personnes partent

Pouvoir faire une modification dépend de votre rôle : l’autorisation Écriture du domaine. Elle est vérifiée quand vous faites la modification, pas de nouveau à l’approbation. Une modification en attente garde la règle sous laquelle elle a été faite, même si un administrateur change la règle ensuite.

Quand un utilisateur est suspendu ou retiré, ses modifications en attente sont annulées.