Avances au personnel

Une avance au personnel est de l’argent remis à quelqu’un avant qu’il ne le dépense, par exemple une caisse pour une mission sur le terrain. La personne justifie ensuite ce qu’elle a dépensé, puis rend la différence ou en est remboursée.

Le déroulement

1. Demande. Le titulaire (ou quelqu’un pour lui) va dans Dépenses → Avances au personnel, clique sur + Nouvelle avance, choisit la ligne budgétaire, le montant, l’objet et la date À justifier avant le, puis clique sur Demander l’avance. Elle passe par le circuit d’approbation des avances.
2. Remise. Une fois l’avance approuvée, un approbateur financier clique sur Verser les espèces pour enregistrer que l’argent a été remis.
3. Justification. Le titulaire clique sur Ajouter une dépense pour chaque achat, avec le montant et la date, et joint le reçu. Chaque dépense suit le circuit d’approbation des dépenses sur avance (Dépense sur avance dans les Règles d’approbation ; la règle de départ demande un approbateur financier). Le titulaire n’approuve jamais ses propres dépenses.
4. Régularisation.
   • S’il reste de l’argent au titulaire, la finance clique sur Enregistrer un remboursement.
   • Si le titulaire a dépensé plus que ce qu’il a reçu, la finance clique sur Rembourser le titulaire.

Quand plus rien n’est dû, l’avance est Soldée.

Avance avec les dépenses justifiées

Suivre ce qui reste dû

La liste des avances affiche le montant En suspens de chacune : positif si l’argent est encore chez le titulaire, négatif si on lui doit de l’argent. Filtrez Par titulaire, Par budget ou En suspens uniquement. Les avances dont l’échéance est passée sont marquées En retard, et la vue d’ensemble compte les avances ouvertes et en retard.

Annuler

Le titulaire ou un administrateur peut cliquer sur Annuler l’avance tant qu’elle est en attente ou approuvée, avant la remise des espèces. L’engagement qu’elle portait revient à la ligne.