Approbations

Approbations, sous À traiter, est une liste unique de tout ce qui attend votre décision : des demandes comme les notes de dépense, avances au personnel, dépenses sur avance, réaffectations, déblocages financiers, révisions budgétaires, approbations de budget, bons de commande, achats directs, ajustements de stock, inventaires et transferts de stock, et des modifications en attente comme une écriture, la modification d’un budget ou un nouveau fournisseur. Le nombre à côté indique combien vous attendent.

Qui décide quoi se règle dans les Règles d’approbation.

En attente de moi

Du plus ancien au plus récent. Filtrez par Tout, Budget, Achats et Stock. Chaque ligne montre son type, ce dont il s’agit, son montant, sa ligne budgétaire ou son site, qui l’a faite et depuis quand, et son avancement, par exemple Étape 1 sur 2 · 3 sur 5 approuvé(s).

• Approuvez (avec un commentaire facultatif) ou Rejetez (avec un motif) directement depuis la liste, ou Ouvrez-la d’abord.
• Une modification en attente s’ouvre sur sa propre page, avec ce qu’elle change Avant et Après. La dernière approbation l’applique ; si elle ne convient plus, elle est marquée Échouée à la place (voir Quand une modification approuvée échoue).
• Une ligne disparaît de votre liste dès que vous avez voté, même si d’autres doivent encore le faire.
• Sur une dépense, une avance ou un achat qui dépasse le budget, un approbateur financier peut approuver avec un motif de dérogation, comme sur la demande elle-même.

Tout ce qui est en attente

Les personnes qui ont l’autorisation Règles d’approbation voient aussi Tout ce qui est en attente : tout ce qui est ouvert dans l’espace, y compris ce qu’ils ne peuvent pas décider, avec qui cela attend.

Rien n’est refusé faute d’approbateurs. Une demande ou une modification est marquée Bloquée quand trop peu de personnes peuvent approuver son étape en cours, par exemple parce que personne d’autre n’a le rôle, ou qu’un approbateur nommé est parti. Les administrateurs reçoivent alors une alerte. Pour la débloquer :

• Sur une étape par rôle, donnez le rôle à quelqu’un dans Utilisateurs, ou ajoutez un utilisateur qui l’a. Il compte tout de suite.
• Sur une étape avec des personnes désignées, cliquez sur Remplacer l’approbateur :
  1. Sous Remplacer, choisissez quelqu’un qui n’a pas encore voté, ou Ajouter une personne pour ajouter un approbateur à l’étape.
  2. Sous Par, choisissez qui décide.
  3. Cliquez sur Remplacer l’approbateur ou Ajouter une personne.

Chaque personne concernée reçoit une alerte, et le changement figure au Journaux d’audit. Cela sert aussi pour une demande qui attend une personne absente.

Sur une demande

Chaque demande et chaque modification en attente affiche son circuit d’approbation : chaque étape, combien d’approbations elle a sur combien il en faut, qui a voté et quand, avec son commentaire, et qui doit encore voter.

Si vous en êtes l’auteur et qu’elle attend encore, Relancer les approbateurs envoie une alerte aux personnes de l’étape en cours. Vous pouvez le faire une fois par heure.

Sur le téléphone

L’onglet Approbations de l’application mobile montre la même liste. Voir Application mobile.