Scolah Compass Resources

Scolah Compass Resources suit l’argent et les biens dont un programme a besoin. Il comporte deux modules, activés ou désactivés pour chaque espace de travail :

Budget : budgets et lignes budgétaires par source de financement, demandes de dépense et avances au personnel avec justificatifs, réaffectations entre lignes, règles d’approbation selon le montant, une étape facultative de libération des fonds par la finance, et rapports budget-réalisé et rapports aux bailleurs.
Stock : les articles en nature que votre organisation distribue, nommés comme vous les nommez (paniers alimentaires, kits d’hygiène, semences, médicaments, etc.), conservés dans des magasins et des points de distribution. Il couvre les réceptions, les sorties, les transferts, les inventaires et les ajustements, les lots et les dates de péremption avec une sortie « premier périmé, premier sorti », les alertes de stock bas et de péremption, et la traçabilité des personnes ayant reçu un lot donné.

Lorsqu’un espace de travail utilise les deux modules, les achats les relient : les bons de commande et les achats directs imputent leur coût sur une ligne budgétaire et font entrer leurs biens en stock, une seule fois, à la réception des biens.

Scolah Compass Resources est un logiciel propriétaire. Facturé par jour-installation actif.

Scolah Compass Resources dans le catalogue

Ce qui est installé

Service Resources : l’application qui gère les budgets, les stocks et les achats.
Portail Resources : l’interface web, en anglais, en français et en portugais.
Base de données : une base de données PostgreSQL 16 utilisée uniquement par cette installation.
Stockage de fichiers : un stockage MinIO pour les justificatifs et les devis, dans un bucket nommé resources-files.
Connexion : l’identité Scolah (scolah-sso) et la passerelle Scolah Compass, pour que chacun se connecte avec le même compte que pour Scolah Compass. Redis et un courtier de messages Solace les accompagnent.
Notifications : scolah-notification, qui envoie chaque alerte par e-mail à la personne concernée, avec une base MongoDB pour ses historiques d’envoi.

Scolah Compass Resources est servi depuis une seule adresse web : l’adresse principale de l’installation. Le portail se trouve à / et son API, via la passerelle, à /api/v1/resources. Vous pouvez y accéder via l’adresse IP du serveur et le port de l’installation, ou lui attribuer un domaine.

Avant l’installation

Deployment size (taille de déploiement) : fixe le nombre d’espaces de travail que l’organisation peut avoir et la mémoire du service Resources ; voir le tableau ci-dessous. La vérification Adéquation du serveur de l’assistant vous indique si votre serveur est assez puissant. Vous pouvez changer de taille plus tard avec Redimensionner. Une taille plus petite conserve les espaces de travail existants, mais aucun nouvel espace ne peut être créé tant que l’organisation dépasse la nouvelle limite.
Registre d’images : les images proviennent du registre privé Scolah. La carte Registre d’images privé de l’assistant affiche Automatique (registre privé Scolah) : la plateforme récupère les images avec des identifiants gérés, vous n’avez donc rien à configurer.
E-mail : les alertes sont envoyées par Scolah, sauf si vous choisissez sous Avancé un relais de messagerie enregistré sur le serveur.

Taille	Espaces de travail	Mémoire de Resources (tas Java)	Le serveur a besoin d’environ
`small` (par défaut)	1	2,5 Gio (1 Gio)	3 cœurs CPU, 13 Gio de mémoire, 42 Gio de disque
`medium`	2	4 Gio (2 Gio)	5 cœurs CPU, 15 Gio de mémoire, 72 Gio de disque
`large`	5	4 Gio (2 Gio)	6 cœurs CPU, 15 Gio de mémoire, 120 Gio de disque
`mega`	Illimité	6 Gio (3 Gio)	8 cœurs CPU, 17 Gio de mémoire, 200 Gio de disque

Options

Champ	Rôle
Tenant slug (identifiant du locataire)	Identifie le locataire Resources de cette installation. Lettres minuscules et chiffres uniquement : ni espaces, ni tirets, ni soulignés. Il ne peut pas être modifié après la création de l’installation.
Deployment size	`small`, `medium`, `large` ou `mega`, comme ci-dessus.
Budget module (module Budget)	Indique si les nouveaux espaces de travail démarrent avec Budget activé. Activé par défaut. Chaque espace de travail peut toujours le modifier.
Stock module (module Stock)	Indique si les nouveaux espaces de travail démarrent avec Stock activé. Activé par défaut. Chaque espace de travail peut toujours le modifier.
First administrator’s email (e-mail du premier administrateur)	L’adresse e-mail du compte administrateur créé au premier démarrage. Préremplie avec votre propre adresse e-mail ; cliquez sur Modifier pour en utiliser une autre.

Les e-mails d’alerte passent par Scolah. Pour les envoyer par votre propre serveur de messagerie, enregistrez-le comme relais de messagerie sous Services externes du serveur, puis activez Utiliser un relais d’e-mail (SMTP) existant sous Avancé. Les e-mails envoyés par votre propre serveur ne sont pas facturés.

Avancé propose aussi d’utiliser un serveur PostgreSQL ou un stockage compatible S3 que vous exploitez déjà à la place de la base de données ou du stockage de fichiers fournis. Voir services externes.

Première connexion

Au premier démarrage, Scolah Compass Resources crée son premier administrateur, l’administrateur principal :

E-mail : l’adresse indiquée dans First administrator’s email.
Mot de passe : généré par la plateforme.

Lorsque vous cliquez sur Créer, le portail affiche le mot de passe une seule fois, sous Identifiants de première connexion, avec le libellé Mot de passe administrateur Resources. Copiez-le avant de quitter la page : il ne pourra plus être affiché.

Ouvrez l’adresse de l’installation et connectez-vous avec cette adresse e-mail et ce mot de passe. En tant qu’administrateur principal, vous créez les espaces de travail, choisissez les modules utilisés par chacun et ajoutez des personnes dans Organisation → Utilisateurs, chacune avec un rôle, comme responsable de budget, approbateur financier, gestionnaire de stock ou magasinier, et les espaces de travail qu’elle peut ouvrir.

Le mot de passe de la base de données, les clés du stockage de fichiers et la clé de signature des connexions sont eux aussi générés par la plateforme et scellés. Vous n’avez jamais à les saisir.

Application mobile

Le personnel connecte l’application mobile Scolah Compass Resources à cette installation en scannant un code QR. L’onglet Domaines de l’installation contient une carte Application mobile avec ce code, l’adresse du serveur vers laquelle il pointe et Copier le lien. Les utilisateurs trouvent le même code dans le portail Scolah Compass Resources : menu sous leurs initiales → Application mobile.

L’application se connecte uniquement en HTTPS. Le code apparaît donc une fois que :

l’installation a un domaine (un domaine personnalisé doit d’abord être vérifié), et
ce domaine est servi en HTTPS : Let’s Encrypt (HTTPS automatique), votre propre certificat ou votre propre passerelle.

En attendant, la carte indique ce qui manque et comment y remédier.

Les utilisateurs peuvent aussi saisir l’adresse du serveur dans l’application (Notre propre serveur) au lieu de scanner. Dans les deux cas, l’application utilise le Tenant slug de cette installation comme organisation : ils n’ont qu’à saisir leur e-mail et leur mot de passe. Les nouveaux utilisateurs se connectent avec le mot de passe temporaire que vous leur donnez, puis choisissent le leur.

Connexions

Scolah Compass Resources peut fournir à une autre installation du même serveur :

Resources workspaces, budget, stock and procurement data (read-only) (espaces de travail et données de budget, de stock et d’achats Resources, en lecture seule) : un accès en lecture seule aux espaces de travail, aux approbations et aux données de budget, de stock et d’achats. Les comptes utilisateurs, les clés d’API, le journal d’audit et toute table contenant des jetons, des secrets ou des mots de passe sont exclus. Metabase peut l’utiliser comme Analytics data source (source de données analytiques), pour créer des tableaux de bord sur les dépenses et les stocks.
Budget: approval checks, spend and finance release for Scolah Compass (budget : contrôles à l’approbation, dépenses et libération financière pour Scolah Compass) : donne à une installation Scolah Compass une clé d’API limitée au Budget, pour vérifier les lignes budgétaires avant d’approuver des paiements et enregistrer ce qui a été payé.
Stock: reservations and issues for Scolah Compass (stock : réservations et sorties pour Scolah Compass) : la même chose pour le Stock, pour que Scolah Compass puisse réserver et sortir des articles en nature.

Chacune est une connexion distincte avec sa propre clé. La plateforme crée la clé dans Scolah Compass Resources, la remet à Scolah Compass et la révoque quand vous supprimez la connexion. Une connexion est refusée si son module est désactivé dans tous les espaces de travail liés.

Scolah Compass Resources peut utiliser, depuis une autre installation du serveur :

Send alerts through Scolah Compass (envoyer les alertes via Scolah Compass) : une installation Scolah Compass envoie par e-mail les alertes de Resources, comme une ligne budgétaire qui dépasse 75 %, une approbation en attente ou un rappel de libération, avec ses propres réglages de messagerie. Chaque e-mail va à la personne concernée par l’alerte et renvoie vers l’élément dans Scolah Compass Resources. Facultatif : sans cette connexion, le service de notification de l’installation les envoie lui-même. La plateforme crée un client du broker qui ne peut publier que les alertes de Resources, et le supprime quand vous supprimez la connexion.

Voir connexions.