Fournisseurs et bons de commande

Les achats apparaissent quand un espace de travail a à la fois Budget et Stock activés. L’argent est dépensé une seule fois, à l’achat des biens : la réception des biens d’une commande impute son coût sur sa ligne budgétaire, et leur distribution ultérieure ne le fait jamais.

Fournisseurs

Allez dans Achats → Fournisseurs et cliquez sur Nouveau fournisseur. Saisissez le nom, la Personne de contact, le Téléphone, l’adresse e-mail, l’Adresse et le N° fiscal. Les administrateurs, les approbateurs financiers et les gestionnaires de stock peuvent ajouter et modifier des fournisseurs.

Émettre un bon de commande

Les administrateurs, les demandeurs, les responsables de budget, les approbateurs financiers et les gestionnaires de stock peuvent émettre des commandes.

1. Allez dans Achats → Bons de commande et cliquez sur Nouveau bon de commande.
2. Choisissez le Fournisseur, la ligne budgétaire à imputer (une ligne d’un budget Actif, pas un titre), le lieu de livraison (Livrer à) et la date de livraison prévue (Attendu le).
3. Ajoutez une ligne par article avec sa quantité et son Prix unitaire. Le total est calculé pour vous.
4. Enregistrez. La commande est un Brouillon et reçoit un numéro PO-0001, PO-0002, etc.
5. Ouvrez-la et cliquez sur Soumettre pour approbation. Vous ne pouvez pas la modifier pendant qu’elle attend.

Nouveau bon de commande

Approbation

Une commande suit la règle Bon de commande des Règles d’approbation : les mêmes tranches que les notes de dépense, sauf si un administrateur lui en donne de propres. Les approbateurs la décident depuis Approbations. Quand la dernière étape approuve, le total de la commande est engagé sur la ligne budgétaire. Les règles de dépassement s’appliquent : un budget Bloquer la refuse, et sur un budget Avertir un approbateur financier peut l’approuver avec un motif de dérogation.

Réceptionner les biens

Les biens peuvent arriver en plusieurs livraisons. Un magasinier du site de livraison, un gestionnaire de stock ou un administrateur :

1. Ouvre la commande et clique sur Réceptionner.
2. Saisit ce qui est arrivé sur chaque ligne, avec le numéro de lot et la date de péremption pour les articles suivis. On ne peut pas réceptionner plus que ce qui reste à venir.
3. Enregistre.

Chaque livraison entre en stock au prix unitaire de la commande et transforme cette part de l’engagement en dépense réalisée. La commande affiche Commandé, Reçu, En suspens et chaque livraison dans Réceptions. Elle est Partiellement reçue jusqu’à l’arrivée de tout, puis Reçue.

Clôturer ou annuler

• Clôturer la commande (approbateurs financiers et administrateurs) : plus rien n’arrivera. Le reste de l’engagement revient à la ligne budgétaire.
• Annuler la commande (le demandeur ou un administrateur) : uniquement tant que rien n’a été réceptionné. Tout ce qui était engagé revient à la ligne.