Achats directs et dons

Un achat direct concerne des biens achetés et reçus en même temps, sans bon de commande : un achat local ou d’urgence.

Enregistrer un achat direct

Les gestionnaires de stock, les administrateurs et les magasiniers du site de réception peuvent en enregistrer un.

1. Allez dans Achats → Achats directs et cliquez sur Enregistrer un achat direct.
2. Choisissez le site, éventuellement le Fournisseur, la ligne budgétaire et la date Acheté le, et une référence (par exemple le numéro du ticket de caisse).
3. Ajoutez une ligne par article avec sa quantité et son Coût unitaire, plus le lot et la péremption pour les articles suivis.
4. Cliquez sur Enregistrer l’achat.

Si vous ne choisissez pas de ligne, la ligne budgétaire par défaut de l’article est utilisée s’il en a une.

Approbation

Un achat qui engage de l’argent suit la règle Achat direct des Règles d’approbation : les mêmes tranches que les notes de dépense, sauf si un administrateur lui en donne de propres. Par défaut, un approbateur financier.

• Tant qu’il attend, il est En attente : rien n’entre en stock et rien n’est imputé sur le budget.
• Les approbateurs le décident depuis Approbations ou la liste des achats. La dernière approbation réceptionne les biens et impute le total en dépense réalisée sur la ligne, selon sa règle de dépassement ; un approbateur financier peut alors donner un motif de dérogation.
• Un refus, ou son retrait par la personne qui l’a enregistré, n’impute rien.

Un achat dans une tranche sans étape est réceptionné et imputé tout de suite.

Biens donnés

Pour des biens qui vous sont donnés, utilisez un coût unitaire de 0, ou choisissez Aucune ligne budgétaire (don). Rien n’est imputé sur le budget et aucune approbation n’est nécessaire ; le stock est réceptionné tout de suite. Pour montrer la valeur des dons dans les rapports, indiquez une Juste valeur sur la réception de stock (voir Saisir les mouvements de stock) ; le rapport de distribution l’affiche.